Na de bunged lancering van de nieuwe gratis aanvraag voor federale studentenhulp vorig jaar, wisten ambtenaren van de afdeling US Education dat ze dingen anders moesten doen voor de volgende financiële hulpcyclus.
Een van de eerste bewegingen die ze maakten was om externe hulp binnen te brengen. Het Office of Federal Student Aid, dat toezicht houdt op de FAFSA, huurde twee senior leiders in bij het non -profit college bestuur om de uitrol van 2024–25 te leiden: Longtime College Board President Jeremy Singer nam de rol van nieuwe “FAFSA Czar” en hoofdinformatie op zich Officier Jeff Olson werd aangenomen om de technische kant te helpen runnen. De FAFSA van dit jaar, die eind november werd gelanceerd, is beslist beter ontvangen, en tot nu toe is de voltooiingstarieven op gelijke voet met voorgaande jaren.
Singer en Olson beëindigden vorige maand hun tijdelijke stints op de afdeling om hun respectieve rollen in de universiteitsraad te hervatten. Op weg naar buiten stuurden ze een memo naar de FSA waarin de uitdagingen werden beschreven en de lessen die ze hebben geleerd, in de hoop dat “het nuttig zal zijn … nu en in de toekomst terwijl het werk FAFSA blijft versterken.”
De memo, waarmee zangeres deelde Inside hoger edgedetailleerd enkele van de tekortkomingen die ze op de afdeling hebben gevonden, waaronder slecht beheer van meerdere externe softwareleveranciers, verspreide leiderschapsprioriteiten en onrealistische tijdlijnen.
Singer en Olson spraken onlangs met Inside hoger ed Eindelijk over hun ervaring. Beiden zeiden dat ze een goedbedoeld maar disfunctioneel systeem in het hart van het FAFSA-fiasco zagen, en dat de inspanning om de vorm op te lossen belangrijke wijzigingen vereiste in de manier waarop de FSA meestal werkt-verandert waarvan ze hopen dat ze een blijvende impact zullen hebben.
“We hoorden van een ingenieur die 30 jaar aan FAFSA had gewerkt, die zei dat de samenwerking die we hadden tijdens [the 2024–25 FAFSA rollout] was de meest productieve van zijn hele carrière, ‘zei Olson. “Er is daar momentum.”
Onderwijsafdeling ambtenaren die spraken met Inside hoger ed Op de achtergrond zei dat dit jaar moeilijke maar noodzakelijke wijzigingen werden aangebracht in het federale hulpproces.
“Ik vond het hele ding vreselijk verfrissend – zo erg frustrerend, omdat er nog steeds een wens was van velen in de regering om te controleren wat er aan de hand was. Maar mensen moesten gewoon loslaten en het laten evolueren, ‘vertelde een huidige afdelingsfunctionaris, die vroeg om anoniem te blijven om openhartig te spreken over het proces, vertelde Inside hoger ed. “Het was zo transformerend, het idee dat we dingen niet hoefden te doen zoals we altijd hadden gedaan. Voor de overheid is dat groot. ”
Voormalig minister van Onderwijs James Kvaal, die toezicht hield op zowel de uitrol van 2023–24 als de herlancering van deze cyclus, vertelde Inside hoger ed Dat de primaire uitdaging voor de FSA – zowel dan en nu – een personeelsbestand is.
Toen de eerste Trump -administratie in 2017 aantrad, gaven ambtenaren een aanwervingsaanvries uit die Kvaal zei dat het agentschap jarenlang heeft gehinderd, zelfs in de vroege Biden -administratie. Nu heeft Trump nog een bevriezing uitgegeven, wat Kvaal Werzen de problemen die hebben bijgedragen aan de FAFSA-problemen in de eerste plaats zal verergeren, zoals het tekort aan voltijdse technische expertise en de daaropvolgende afhankelijkheid van aannemers van derden.
“FSA heeft een aantal extreem getalenteerde en toegewijd personeel, maar het heeft er niet genoeg van,” zei Kvaal. “Ik denk dat dat kost voor de gezondheid van de organisatie.”
Toch erkende hij dat het afgelopen jaar enkele structurele problemen heeft opgegraven met de manier waarop de afdeling toezicht houdt op de federale hulp.
“Het was een zeer uitdagend project dat enkele van de zwakke punten van de afdeling als organisatie blootstelde,” zei hij.
Structurele problemen op het begin
Kvaal, zangeres en anderen op de afdeling zijn het eens over ten minste één ding: FSA vertrouwde te zwaar op aannemers van derden.
Singer zei dat die leveranciers moeite hadden om deadlines te coördineren of te halen. Maar vanwege de uitgebreide geschiedenis die ze hadden om toezicht te houden op de FAFSA, was het ook onmogelijk om zonder hen te werken. Afkomstig uit de particuliere sector, was hij geschokt door de macht die sommige aannemers hadden – vooral algemene informatietechnologie voor dynamiek, waarvan hij zei dat het een belangrijke bron van frustratie was. In zijn memo schreef hij dat GDIT’s “softwarecodekwaliteit laag was, met slechte ontwikkelings- en implementatieprocessen en verwaarloosbare eenheidstests, waardoor een hoog risico op regressie ontstaat” – met andere woorden, dreigend om de voortgang van de afdeling ongedaan te maken bij het oplossen van de uitstaande technische vorm van de vorm Problemen van 2023–24.
“Je wilt nooit dat een aannemer de kroonjuwelen van je software bezit, vooral zeer complexe software die je probeert toezicht te houden op wijzigingen. Het is gewoon gevaarlijk, ‘zei Singer. “Maar in de regering is dit de norm. Dus het was logisch voor mij hoe [FSA] kwam alle uitdagingen aan die ze vorig jaar deden. ”
Kvaal was het ermee eens dat het coördineren met de verkopers frustrerend was en zei dat dit een belangrijke reden was voor de FAFSA -vertragingen. De afdeling heeft sindsdien toegewijde interne ingenieurs opgezet met de technische kennis om toezicht te houden op de voortgang van de leveranciers.
“Het is riskant om enorme hoeveelheden werk aan de externe aannemers af te geven en te hopen dat het allemaal samenkomt,” zei Kvaal. “Ik denk wel dat deze projecten minder riskant zouden zijn als FSA meer interne expertise had en meer van het werk zelf zou kunnen doen, of op zijn minst de aannemers beter zou kunnen beheren.”
Kvaal en Singer waren het er ook over eens dat FSA’s FAFSA -toezicht werd gekwetst door een gebrek aan gecentraliseerd leiderschap over de vorm. Decennia lang had de Chief Operating Officer van de FSA technisch gezien de leiding over de FAFSA, samen met ongelijksoortige beleidskwesties zoals studentenleningbeheer. Richard Cordray, de COO voor het grootste deel van de Biden -administratie, nam afgelopen voorjaar ontslag, deels vanwege terugslag van het wanbeheer van de FAFSA -uitrol.
“Er was geen duidelijke eigenaar van FAFSA,” schreven zanger en Olson in hun exit -memo. “Er waren ongeorganiseerde en overbodige vergaderingen, op een moment dat elke minuut ertoe deed. En hoewel goed bedoeld, belemmerde een deel van de betrokkenheid van leiderschap buiten FSA de vooruitgang, omdat deze personen geen software-expertise hadden en hun oordeel werd vertroebeld van de negatieve ervaring het voorgaande jaar. “
FSA -leiders brachten dit briefje ter harte. Na het vertrek van de Singer benoemde de FSA Aaron Lemon-Strauss, een ander alum van de universiteitsbestuur die werd ingebracht om te helpen met de herlancering afgelopen herfst, als zijn eerste fulltime FAFSA-programmadirecteur. Ze huurden ook meer technische ondersteunend personeel in de afnemende dagen van de Biden -administratie in en implementeerden strengere richtlijnen voor toezicht op softwareleveranciers.
Verschuivende strategieën
De anonieme afdelingsfunctionaris zei dat FSA -functionarissen terughoudend waren geweest om, zowel publiek als intern, de uitdagingen waarmee ze geconfronteerd werden te erkennen. De ambtenaar zei dat in december 2023, weken verwijderd van hun congresgeluidde deadline, duidelijk was dat ze niet in staat zouden zijn om een werken Jaar van crisis.
“Ik denk dat er cultureel een weerstand was om te zeggen: ‘Hé jongens, dit is gebroken. We kunnen dit niet doen ”, zei de ambtenaar. ‘Ik herinner me dat ik eind december 2023 dacht:’ Het gaat niet gebeuren. ‘ Want waarom iets lanceren dat kapot is? “
Karen McCarthy, vice -president van het openbare beleid en de federale betrekkingen bij de National Association of Student Financial Aid Administrators, zei dat gebrek aan transparantie de grootste klacht van financiële hulp bij de afdeling was tijdens de cyclus van 2023-24.
“Het is één ding om onverwachte uitdagingen aan te gaan; Het is een ander om er niemand over te vertellen, ‘zei ze.
Kvaal zei dat hij begreep waarom mensen gefrustreerd waren door de communicatiestijl van de afdeling tijdens de uitrol van 2023–24, maar die afdelingsfunctionarissen hadden moeite om de ontwikkelingen zelf bij te houden.
“Die winter was er veel onzekerheid over tijdlijnen en of we zelfs konden vertrouwen [by third-party contractors]’Zei hij. “Het doel om de meest nauwkeurige, bruikbare informatie aan het veld te bieden – het was niet altijd duidelijk hoe dat te doen.”
Olson zei dat FSA in het openbaar werkte tijdens deze FAFSA -cyclus in het verleden en hun onzekerheden deelde wanneer ze zich voordeden.
“Het is ongemakkelijk om een blogpost te schrijven met de tekst: ‘We probeerden deze bug te repareren en we hebben in het proces een andere bug gemaakt.’ Maar uiteindelijk verdedigt defensiviteit je nergens voor, ‘zei hij.
De afgelopen maanden, zei McCarthy, heeft de afdeling hard gewerkt om het vertrouwen van de gemeenschap in FSA te herstellen. Zij en vele andere institutionele en organisatorische partners waren aangenaam verrast over de gestage stroom van communicatie over kwesties met de vorm van 2024-25, zelfs kleine, tijdens de testperiode van deze herfst.
Enkele belangrijke wijzigingen die FSA afgelopen herfst heeft geïmplementeerd, zijn vastgelopen, van sterker aannemer toezicht op de nieuwe FAFSA Director -functie. Maar op dit moment is de toekomst van FSA op zijn best troebel. President Trump heeft voorgesteld om de onderwijsafdeling volledig af te schaffen, een plan dat het agentschap naar het ministerie van Financiën zou verplaatsen of mogelijk zijn verantwoordelijkheden zou veroveren aan niet -gouvernementele organisaties.
Jason Miller, voormalig adjunct -directeur voor management bij het Office of Management and Budget, werkte nauw samen met FSA aan de FAFSA -revisie in het afgelopen jaar. Hij vertelde Inside hoger ed Dat het bureau ‘zo sterk was als een plaats als ik ooit heb gezien’ toen hij op 20 januari vertrok, maar hij maakt zich zorgen dat de vooruitgang die ze hebben geboekt ongedaan kon worden gemaakt door de plannen van de Trump -regering om het federale personeelsbestand te verlagen.
“We hebben de FSA verlaten met een nieuwe technische capaciteit om de [FAFSA]’Zei hij. “De vraag is of die interne mogelijkheden kunnen doorgaan.”